راهنمای جامع ارسال لیست بیمه پرسنل در سامانه جدید تامین اجتماعی ۱۴۰۴ + آموزش تصویری و نکات مهم

راهنمای جامع ارسال لیست بیمه پرسنل در سامانه جدید تامین اجتماعی ۱۴۰۴ + آموزش تصویری و نکات مهم

ارسال لیست بیمه پرسنل یکی از مهم‌ترین وظایف شرکت‌ها و واحدهای منابع انسانی است. سامانه جدید تأمین اجتماعی با تغییرات گسترده‌ای ارائه شده است و برای ارسال موفق لیست بیمه، لازم است مراحل و نکات دقیق را بدانید. هدف این مقاله این است که شما بتوانید بدون خطا، با سرعت و دقت بالا، لیست بیمه پرسنل را ارسال کنید.

ویدیوی کامل مرحله به مرحله ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی

مهلت ارسال لیست بیمه

با مطالعه این راهنما، یاد می‌گیرید:

• اطلاعات لازم برای ارسال لیست بیمه چیست

• مراحل ورود و بارگذاری فایل چگونه است

• نرم‌افزارهای مناسب برای تولید فایل بیمه کدامند

• مشکلات رایج و روش حل آن‌ها

• نکات حقوقی و رعایت قوانین سامانه جدید

گام چهارم: جزئیات درخواست

---

چرا ارسال لیست بیمه درست مهم است؟

ارسال صحیح لیست بیمه پرسنل باعث موارد زیر می‌شود:

1. جلوگیری از جریمه‌های دیرکرد: تاخیر در ارسال لیست بیمه باعث اعمال جریمه‌های مالی می‌شود.

2. حفظ حقوق قانونی پرسنل: هرگونه اشتباه در ثبت لیست بیمه می‌تواند حقوق پرسنل را تحت تاثیر قرار دهد.

3. ثبت دقیق سابقه بیمه‌ای کارکنان: ثبت صحیح اطلاعات در سامانه تأمین اجتماعی باعث می‌شود سوابق بیمه‌ای کارکنان بدون مشکل حفظ شود.

4. پیشگیری از خطاهای سیستم و مشکلات بعدی: رعایت دقیق مراحل و استفاده از نرم‌افزارهای معتبر از خطاهای سیستمی جلوگیری می‌کند.

---

مراحل ارسال لیست بیمه پرسنل در سامانه جدید

مرحله اول: آماده‌سازی اطلاعات

• جمع‌آوری اطلاعات پرسنل: کد ملی، شماره بیمه، حقوق ماهانه، تاریخ استخدام

• تطبیق اطلاعات با فایل حقوقی و اطمینان از درستی و کامل بودن داده‌ها

• بررسی دوباره اطلاعات قبل از تولید فایل بیمه

مثال:
اگر یکی از پرسنل تازه استخدام شده، کد ملی اشتباه وارد شود، فایل بیمه توسط سامانه پذیرفته نمی‌شود و باید اصلاحیه ارسال شود.

---

مرحله دوم: ورود به سامانه جدید تأمین اجتماعی

• آدرس سامانه: www.tamin.ir

• ورود با نام کاربری و رمز عبور کارگاه

• دسترسی به بخش ارسال لیست بیمه

• در صورت فراموشی رمز عبور، گزینه بازیابی رمز استفاده شود

---

مرحله سوم: انتخاب نوع لیست بیمه

• لیست عادی: برای ارسال ماهانه معمول پرسنل

• لیست اصلاحیه: برای اصلاح اطلاعات ارسال شده قبلی

• تعیین ماه و سال موردنظر

• بررسی تطابق لیست با فیش حقوقی

---

مرحله چهارم: آماده‌سازی فایل بیمه

• فرمت فایل: DBF یا Excel

• استفاده از نرم‌افزارهای معتبر: سپیدار، همکاران سیستم، محک

• بررسی کامل فایل قبل از بارگذاری:

  • مطابقت اطلاعات پرسنل با فیش حقوقی

  • حذف سطرهای تکراری یا ناقص

  • بررسی ستون‌های ضروری: کد ملی، شماره بیمه، حقوق، تاریخ شروع و پایان دوره

نکته: نرم‌افزارهای معتبر خطاهای رایج را قبل از ارسال به شما نشان می‌دهند و باعث کاهش خطاها می‌شوند.

---

مرحله پنجم: بارگذاری فایل بیمه در سامانه

• ورود به بخش بارگذاری فایل بیمه

• انتخاب فایل از سیستم خود

• بررسی پیام‌های خطا:

  • کد ملی تکراری

  • حقوق خالی یا غیرمعتبر

  • فرمت فایل نادرست

• اصلاح خطاها و بارگذاری مجدد

مثال واقعی:
کارگاه‌های کوچک معمولاً مشکل تکراری بودن کد ملی دارند. با استفاده از گزارش نرم‌افزار قبل از ارسال، این خطا رفع می‌شود.

• خدمات حسابداری در سعادت‌آباد

• خدمات حسابداری در شهرک غرب

• خدمات حسابداری در عباس آباد

• خدمات حسابداری در سهروردی

---

مرحله ششم: تایید و ارسال نهایی

• بررسی پیش‌نمایش لیست بیمه

• تطابق با اطلاعات اصلی و فیش حقوقی

• تایید و ارسال نهایی

• دریافت رسید ارسال و ذخیره برای مدارک

نکته: رسید ارسال سند رسمی است و برای پیگیری مشکلات بعدی باید نگهداری شود.

---

نکات مهم برای جلوگیری از خطا

• صحت کد ملی و شماره بیمه

• مطابقت حقوق با فیش حقوقی

• بررسی پیام‌های خطای سامانه و اصلاح فوری

• استفاده از گزینه ارسال اصلاحیه در صورت نیاز

• بررسی دوره‌ای لیست‌های ارسال شده

---

نرم‌افزارها و ابزارهای مرتبط

• سپیدار سیستم: مناسب شرکت‌های کوچک و متوسط، خروجی فایل بیمه استاندارد

• همکاران سیستم: مناسب سازمان‌های بزرگ، قابلیت گزارش‌گیری و اصلاح لیست

• نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب: ارسال سریع و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار

---

سوالات متداول (FAQ پیشرفته)

سوال 1: چگونه مطمئن شوم فایل بیمه بدون خطاست؟
پاسخ: قبل از بارگذاری فایل، اطلاعات پرسنل را با فیش حقوقی تطابق دهید و از نرم‌افزار معتبر استفاده کنید.

سوال 2: اگر بعد از ارسال خطا پیدا شد چه کنم؟
پاسخ: از گزینه ارسال اصلاحیه استفاده کرده و فایل اصلاح‌شده را بارگذاری کنید.

سوال 3: آیا ارسال لیست بیمه آنلاین شامل جریمه دیرکرد می‌شود؟
پاسخ: بله، در صورت تاخیر جریمه اعمال می‌شود. بهتر است لیست به موقع ارسال شود.

سوال 4: چه فرمت‌هایی برای فایل بیمه قابل قبول است؟
پاسخ: فرمت‌های DBF و Excel قابل قبول هستند و نرم‌افزارهای معتبر فایل صحیح تولید می‌کنند.

سوال 5: آیا رسید ارسال را نگه دارم؟
پاسخ: بله، رسید ارسال سند رسمی است و باید ذخیره شود.

سوال 6: چه زمانی باید اصلاحیه ارسال کنم؟
پاسخ: در صورت هرگونه اشتباه در اطلاعات پرسنل، عدم تطابق حقوق، یا کد ملی اشتباه، اصلاحیه ارسال کنید.

---

مثال عملی برای ارسال لیست بیمه

فرض کنید کارگاه شما ۱۰ پرسنل دارد. قبل از بارگذاری:

1. لیست حقوق ماهانه را بررسی کنید.

2. مطمئن شوید کد ملی هر پرسنل درست است.

3. فایل را با نرم‌افزار سپیدار یا همکاران سیستم آماده کنید.

4. فایل را بارگذاری کنید و پیام‌های خطا را بررسی کنید.

5. اگر خطایی بود اصلاحیه ارسال کنید.

6. در نهایت رسید ارسال را ذخیره کنید.

برای ارسال لیست بیمه آنلاین مراحل زیر را دنبال کنید:

1. وارد بخش بارگذاری فایل بیمه شوید.

2. فایل آماده شده را انتخاب کنید و بارگذاری نمایید.

3. پس از بارگذاری، سامانه پیام‌های خطا و هشدار را نمایش می‌دهد. این پیام‌ها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

   • کد ملی تکراری

   • حقوق پرسنل ناقص یا نامعتبر

   • ستون‌های خالی یا فرمت فایل اشتباه

💡 نکته: همیشه فایل را پیش از ارسال دوباره بررسی کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید تا نیاز به ارسال اصلاحیه بیمه نباشد.

۶. تایید و ارسال نهایی

• پس از بررسی پیام‌های سامانه، پیش‌نمایش لیست بیمه را مشاهده کنید.

• اطمینان حاصل کنید که اطلاعات با فیش حقوق پرسنل تطابق دارد.

• روی گزینه تایید و ارسال نهایی کلیک کنید.

• رسید ارسال را ذخیره کنید؛ این رسید سند رسمی ثبت اطلاعات بیمه پرسنل است و برای گزارش‌ها و پیگیری‌های بعدی ضروری است.

---

نکات پیشرفته برای جلوگیری از خطا

• حتماً ستون‌های کد ملی و شماره بیمه پرسنل را چک کنید.

• حقوق و مزایا مطابق با فیش حقوق باشد.

• در صورت اشتباه در ارسال، از گزینه ارسال اصلاحیه بیمه استفاده کنید.

• نگهداری فایل‌ها و رسیدهای قبلی، برای بررسی و مقایسه بسیار مهم است.

• آموزش پرسنل مسئول ارسال بیمه باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

---

نرم‌افزارها و ابزارهای مرتبط

استفاده از نرم‌افزارهای معتبر باعث می‌شود ارسال لیست بیمه پرسنل سریع، دقیق و بدون خطا انجام شود.

1. سپیدار سیستم: مناسب شرکت‌های کوچک و متوسط، خروجی فایل بیمه استاندارد و گزارش‌های کاربردی.

2. همکاران سیستم: مناسب سازمان‌های بزرگ، قابلیت تولید فایل بیمه، گزارش‌گیری و اصلاح لیست بیمه.

3. نرم‌افزارهای تحت وب: امکان ارسال آنلاین و دسترسی از هر دستگاه بدون نیاز به نصب نرم‌افزار.

💡 نکته: نرم‌افزارهای معتبر پیام‌های خطای رایج را قبل از ارسال نمایش می‌دهند و باعث کاهش خطاهای انسانی می‌شوند.

---

آموزش ارسال اصلاحیه بیمه

گاهی اوقات بعد از ارسال لیست بیمه، نیاز به اصلاح اطلاعات است. این مراحل را دنبال کنید:

1. وارد بخش ارسال اصلاحیه بیمه در سامانه شوید.

2. فایل اصلاح شده را آماده کنید و بارگذاری نمایید.

3. سامانه پیام‌های خطا را بررسی می‌کند و در صورت درست بودن اطلاعات، اصلاحیه تایید و ثبت می‌شود.

💡 مثال عملی:
اگر یکی از پرسنل حقوق ماه گذشته را اشتباه وارد کرده باشد، اصلاحیه بیمه این امکان را می‌دهد که فقط همان سطر اصلاح شود بدون اینکه کل فایل دوباره ارسال شود.

---

بخش پیشرفته FAQ

سوال ۱: چه زمانی باید اصلاحیه ارسال کنم؟
پاسخ: در صورت اشتباه در حقوق، کد ملی، شماره بیمه یا عدم تطابق اطلاعات با فیش حقوقی.

سوال ۲: آیا استفاده از نرم‌افزار ضروری است؟
پاسخ: استفاده از نرم‌افزارهای معتبر توصیه می‌شود چون خطاهای انسانی را کاهش داده و فایل‌های قابل قبول سامانه را تولید می‌کند.

سوال ۳: رسید ارسال چه کاربردی دارد؟
پاسخ: رسید ارسال سند رسمی ثبت اطلاعات بیمه پرسنل است و برای پیگیری، گزارش‌دهی و اعتراض به مشکلات بعدی ضروری است.

سوال ۴: اگر فایل بارگذاری نشد، چه کنم؟
پاسخ: ابتدا خطاهای نمایش داده شده توسط سامانه را بررسی کنید، اصلاحات لازم را انجام دهید و دوباره فایل را بارگذاری کنید.

سوال ۵: آیا می‌توان فایل بیمه را با موبایل ارسال کرد؟
پاسخ: برخی نرم‌افزارهای تحت وب امکان ارسال لیست بیمه آنلاین از موبایل یا تبلت را فراهم می‌کنند، ولی بهتر است از کامپیوتر برای اطمینان استفاده شود.

---

سوالات متداول (FAQ)

سوال 1: چگونه مطمئن شوم فایل بیمه بدون خطاست؟
پاسخ: قبل از بارگذاری فایل، اطلاعات پرسنل را با لیست حقوق تطابق دهید و از نرم‌افزار معتبر استفاده کنید.

سوال 2: اگر بعد از ارسال خطا پیدا شد چه کنم؟
پاسخ: از گزینه ارسال اصلاحیه استفاده کرده و فایل اصلاح‌شده را بارگذاری کنید.

سوال 3: آیا ارسال لیست بیمه آنلاین شامل جریمه دیرکرد می‌شود؟
پاسخ: بله، در صورت تاخیر باید جریمه پرداخت شود. بنابراین توصیه می‌شود لیست را به موقع ارسال کنید.

سوال 4: چه فرمت‌هایی برای فایل بیمه قابل قبول است؟
پاسخ: سامانه جدید فرمت‌های DBF و Excel را قبول می‌کند. استفاده از نرم‌افزارهای معتبر کمک می‌کند فایل با فرمت صحیح آماده شود.

سوال 5: آیا باید رسید ارسال را نگه دارم؟
پاسخ: بله، رسید ارسال سند رسمی ثبت اطلاعات پرسنل است و باید برای مدارک و گزارش‌ها ذخیره شود.

مهلت بارگذاری لیست بیمه تامین اجتماعی 1404و پرداخت حق بیمه کارگران و کارمندان، توسط کارفرمایان، حداکثر تا پایان آخرین روز ماه بعد بوده و ارسال لیست بیمه در سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه، از طریق بخش عملیات لیست بیمه و گزینه بارگذاری لیست بیمه امکان پذیر است. نرم افزار ارسال لیست بیمه نیز، قابل دانلود و نصب در نسخه سیستم عامل ویندوز می باشد.

در سال های اخیر، سازمان بیمه تامین اجتماعی، جهت ارائه خدمات غیر حضوری، به کارفرمایان، اقدام به طراحی و راه اندازی سامانه و نرم افزار های مختلفی کرده است. یکی از امکاناتی که توسط سازمان بیمه تامین اجتماعی، به کارفرمایان ارائه شده است، ارسال لیست بیمه به صورت اینترنتی، می باشد.

سوابق بیمه ای کارمندان و کارگران، باید توسط کارفرمایان، در لیست بیمه، به سازمان بیمه تامین اجتماعی کشور، ارسال گردد. به همین دلیل، با هدف تسهیل و تسریع ارسال لیست بیمه، سازمان بیمه تامین اجتماعی، سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه و نرم افزار ارسال لیست بیمه را در اختیار مشتریان خود قرار داده است.

با توجه به اهمیت ارسال لیست بیمه، برای کارفرمایان تحت پوشش سازمان تامین اجتماعی، در ادامه، در رابطه با ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی 1404، از طریق نرم افزار ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی و نحوه ارسال در سامانه آن و همچنین، مهلت بارگذاری لیست بیمه، مطالبی آورده شده است.

سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه

سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه، به نشانی اینترنتی es.tamin.ir، به منظور ارائه خدمات، جهت ثبت و ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی 1404، توسط سازمان بیمه تامین اجتماعی، طراحی و راه اندازی شده است. در حال حاضر، در سامانه اینترنتی ارسال لیست بیمه یا همان سامانه یکپارچه تامین اجتماعی، خدماتی کارا ارائه شده که در ادامه، در رابطه با نحوه بارگذاری لیست بیمه در سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه​ تامین اجتماعی، توضیحات لازم، آورده شده است.

برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، ابتدا، وارد سامانه بارگذاری اینترنتی لیست بیمه، به نشانی اینترنتی es.tamin.ir، شوید. سپس، گزینه ورود به سامانه را انتخاب نمایید.

 

در این صفحه، نام کاربری و گذرواژه را وارد کرده و گزینه ورود را انتخاب نمایید.

 

کارفرمایان، می توانند پس از ارسال لیست بیمه، جهت مشاهده سوابق بیمه تامین اجتماعی خود، به سامانه خدمات اینترنتی سازمان تامین اجتماعی مراجعه نمایند.

در این قسمت، می بایست ابتدا، از بخش کارفرمایان، قسمت خدمات کارفرمایان و سپس، گزینه در خواست استفاده از خدمات غیر حضوری را انتخاب کنید.

 

در این مرحله، می بایست بر روی گزینه ثبت درخواست کلیک نمایید.

حال، در این مرحله، شماره تلفن همراه و آدرس پست الکترونیک خود را در کادر های مربوطه وارد نموده و سپس، گزینه ارسال پیامک اعتبار سنجی را انتخاب نمایید.

 

در نهایت، به این صورت، ثبت درخواست جهت استفاده خدمات غیر حضوری بیمه تامین اجتماعی، تایید می گردد.

 

در این قسمت، می بایست ابتدا، از بخش کارفرمایان، قسمت لیست حق بیمه و سپس، گزینه ارسال لیست حق بیمه را انتخاب کنید.

 

در این مرحله، می بایست بر روی گزینه ایجاد لیست حق بیمه جدید آنلاین کلیک نمایید.

 

حال، در این مرحله، اطلاعات مرتبط با کارگاه را وارد نموده و سپس، گزینه جستجو را انتخاب نمایید.

 

در نهایت، با طی نمودن مراحل ثبت لیست بیمه، از طریق سایت es.tamin.ir، ارسال لیست بیمه صورت می گیرد.

بروزرسانی و آپدیت وبسایت