تحریر دفاتر مالیاتی سال 1404

مراحل پلمپ دفاتر قانونی

در گذشته ثبت نام پلمپ دفاتر به صورت حضوری و با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور انجام می‌شد؛ اما با پیشرفت عصر تجارت الکترونیک، کلیه مراحل به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. مراحل پلمپ دفاتر قانونی 1404 به ترتیب زیر است:

• ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی
• تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404
• بررسی و تایید نهایی صحت اطلاعات
• پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی
• امضای الکترونیکی اظهارنامه

ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی

برای انجام تکلیف تکمیل و ارسال اظهارنامه دفاتر قانونی 1404، ابتدا به سامانه ثبت اسناد و املاک کشور به آدرس irsherkat.ssaa.ir وارد شده و به سربرگ “پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک” وارد شوید. سپس شخصیت مودی را انتخاب نمایید.

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404

با انتخاب هر یک از اشخاص متقاضی تنظیم اظهارنامه، اطلاعاتی نمایش داده می‌شود که بخشی از آن از سایر سامانه‌های مرتبط بازنشانی می‌شود و برخی دیگر توسط متقاضی تکمیل می‌شود.

یکی از گزینه‌هایی که در اظهارنامه پلمپ دفاتر 1404 اضافه شده است، شماره رهگیری پرونده مالیاتی مودی است. این شماره که در بخش خلاصه وضعیت پرونده در سامانه مایتکس در دسترس است، برای استعلام اطلاعات مودی از سامانه‌های مرتبط کاربرد دارد.

تایید نهایی صحت اطلاعات

پس از تکمیل اطلاعات مربوط متقاضی پلمپ دفتر، در گام بعدی اطلاعات ثبت شده را بررسی و تایید می‌نمایید. در این قسمت به تاریخ ثبت شده در انتهای پاراگراف که نشان دهنده بازه زمانی مورد درخواست شما برای پلمپ دفاتر است، دقت نمایید.

با تایید و ثبت نهایی اظهارنامه، امور ثبتی مربوط به ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی به پایان می‌رسد. در این مرحله عبارت “پذیرش نهایی توسط متقاضی” به شما نمایش داده می‌شود.

پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی

پس از تایید نهایی اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، نوبت به پرداخت هزینه پلمپ دفاتر است. با درج تصویر امنیتی، به درگاه پرداخت بانکی متصل شده و می‌توانید هزینه مورد نظر را پرداخت نمایید.

دقت نمایید که قبل از آن سیستم به شما پیام می‌دهد تا نسبت به تایید گواهی امضای متقاضی اقدام نمایید. این پیام حالت هشداری دارد؛ در واقع ابتدا باید نسبت به پرداخت هزینه پلمپ و سپس برای تایید گواهی امضا اقدام نمایید. لازم است بدانید اظهارنامه ثبت شده بدون درج گواهی امضای الکترونیکی متقاضی، فاقد اعتبار است.

امضای الکترونیکی اظهارنامه

یکی از مراحل اصلی تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، ارائه گواهی امضای الکترونیک متقاضی تکمیل اظهارنامه است که به 2 صورت قابل ارائه است:

• روش اول: از طریق توکن سخت افزاری که با مراجعه حضوری به یکی از دفاتر ثبت نام مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی عام به آدرس www.gica.ir/portal/index قابل تهیه یا تمدید است؛ در این روش پس از تهیه توکن سخت افزاری با مراجعه به سایت کانون سردفتران و دفتریاران، میان افزار “دستینه” را دانلود و بر روی سیستم کامپیوتر خود نصب نمایید. اینک توکن سخت افزاری را به سیستم متصل نموده و وارد سامانه “ثبت من” شوید. در ادامه با انتخاب آیکن “پیامهای جدید” می‌توانید به “اسناد قابل امضا” دسترسی پیدا کرده و اظهارنامه پلمپ خود را امضا نمایید

• روش دوم: از طریق نصب نرم افزار “کلید ثبت” بر روی دستگاه‌های با سیستم عامل اندروید؛ در این روش پس از نصب و احراز هویت در نرم افزار، با مراجعه به بخش “مدیریت گواهینامه”، گواهینامه مربوط به اظهارنامه پلمپ را صادر نمایید و سپس با مراجعه به سامانه “ثبت من” نسبت به ثبت امضای الکترونیک خود اقدام نمایید

پس از امضای الکترونیک اظهارنامه پلمپ، فرآیند پلمپ دفاتر قانونی برای سال 1404 به پایان می‌رسد و عبارت “پایان عملیات پلمپ” به متقاضی نمایش داده می‌شود.

آیا شرکتهای بدون فعالیت باید دفاتر پلمپ تجاری دریافت کنند؟

متاسفانه برخی مدیران (پس از تاسیس شرکت) تصور می‌کنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی مجموعه رسما آغاز نشده و درآمدی کسب نشده، نیازی به تهیه و پلمپ دفاتر شرکت و انجام اقدامات مالیاتی نیست؛ یا در مواردی که یک شرکت در یک سال مالی فعالیتی ندارد، مدیران با تصور اینکه این روند ادامه دارد، برای سال مالی بعد نیز درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود را ثبت نمی‌کنند. این تصورات کاملا اشتباه است.

در مورد شرکتهای بدون فعالیت بهتر است بدانید:

• حداکثر پس از گذشت 2 ماه از تاسیس شرکت (ثبت شرکت در اداره ثبت شرکتها) باید نسبت به پلمپ دفاتر قانونی اقدام نمایید
• “عدم فعالیت” برای عملکرد سال گذشته یک شرکت مورد پذیرش قرار می‌گیرد؛ نمی‌توان نسبت به آینده یا سال مالی بعدی ادعای عدم فعالیت نمود
• شرط پذیرش عدم فعالیت یک شرکت تازه تاسیس، ثبت نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است؛ بدون تشکیل پرونده ادعای عدم فعالیت جهت رفع تکالیف مالیاتی بی‌معنی است
• مهلت اعلام عدم فعالیت برای عملکرد یک سال مالی، 4 ماه پس از پایان همان سال مالی است؛ در صورت عدم اعلام یا تاخیر در اعلام عدم فعالیت، شرکت مشمول پرداخت جرایم مالیاتی خواهد شد
• اعلام عدم فعالیت شرکت به صورت سالیانه انجام می‌شود
• در صورتی که شرکتی در سال عملکرد فعالیتی نداشته باشد، تمامی اقلام ترازنامه‌ای که از سال‌های قبل ثابت بوده و مانده دارند، مثل حساب سرمایه و … را در دفاتر قید نمایید؛ تا سفید بودن دفاتر تحویلی موجب رد شدن آنها نشود
• جهت اعلام عدم فعالیت شرکت در یک سال مالی، تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه عدم فعالیت در سال مالی بعد ضروری است؛ پس در هر سال دفاتر مالی شرکت را در زمان پلمپ دفاتر تهیه نمایید

به عنوان مثال عدم فعالیت سال 1402 ( اول فروردین تا آخر اسفند 1402) تا 31 تیر ماه 1403 و با تسلیم دفاتر مالی و اظهارنامه مالیاتی عدم فعالیت شرکت انجام می‌شود.

راهنمای تکمیل دفاتر تجاری الکترونیکی جدید 1404 و حذف دفاتر پلمپ شده فیزیکی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی با هدف ارائه دفاتر قانونی پلمپ‌شده به‌صورت دیجیتال و شفاف‌سازی فرآیندهای مالیاتی طراحی شده است. این سامانه مطابق با الزامات سازمان امور مالیاتی کشور اجرا شده و برای اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی هستند، قابل استفاده است.

راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی از ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴

سازمان امور مالیاتی کشور در اجرای بند (ج) ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه، سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را راه‌اندازی کرده است. این سامانه از تاریخ ۱۴۰۴/۰۲/۰۲ در دسترس تمامی مؤدیان مالیاتی قرار می‌گیرد.

دوره آشنایی اولیه:

مؤدیان تا تاریخ ۱۷ اردیبهشت ۱۴۰۴ فرصت دارند با امکانات سامانه آشنا شوند. پس از آن، اطلاعات آزمایشی حذف و از ۱۸ اردیبهشت بهره‌برداری رسمی آغاز خواهد شد.

دریافت اطلاعات پلمپ:

اطلاعات پلمپ دفاتر به‌صورت برخط از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دریافت می‌شود. مؤدیانی که دفاتر خود را به‌صورت الکترونیکی پلمپ کرده‌اند، می‌توانند اطلاعات را از طریق این سامانه ارسال نمایند.

آموزش و پشتیبانی:

راهنمای کاربری و فیلم‌های آموزشی داخل سامانه قابل مشاهده است. همچنین مرکز تماس سازمان امور مالیاتی با شماره ۱۵۲۶ پاسخگوی مشکلات احتمالی خواهد بود.

آدرس سایت بارگزاری و سامانه دفاتر الکترونیک

🌐 لینک سامانه دفاتر الکترونیکی برای بارگزاری قالب اکسل دفاتر

https://dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index

▫️سامانه در حال راه اندازی است و هنوز قابل بهره برداری نیست.

این راهنما به کاربران کمک می‌کند تا با نحوه نوشتن و تحریر دفاتر الکترونیکی ثبت و ارسال اطلاعات در سامانه آشنا شوند و فرآیند تکمیل و ارائه دفاتر پلمپ‌شده الکترونیکی را به درستی انجام دهند.

ویژگی‌های سامانه:

• هدف سامانه: فراهم ساختن بستری برای ارائه دفاتر تجاری به‌صورت الکترونیکی
• کاربران سامانه: کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که ملزم به پلمپ دفاتر قانونی خود هستند
• بهره‌بردار سامانه: سازمان امور مالیاتی کشور
• عملیات اصلی سامانه: بارگذاری فایل اکسل حاوی گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص مطابق اطلاعات دفاتر روزنامه
• دوره مالی الزامی برای ثبت دفاتر: شامل کلیه دفاتری که پس از 23 تیر 1403 نزد اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری به‌صورت الکترونیکی پلمپ شده‌اند.

مراحل کلی کار با سامانه نحوه نوشتن دفاتر الکترونیکی 1404

مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام خلاصه می‌شود که در ادامه هر یک از این مراحل توضیح داده می‌شود.

1. ورود به سامانه

برای ورود به سامانه، کاربران باید ابتدا به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس https://my.tax.gov.ir مراجعه کنند. سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.

2. دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید

قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که برای ارائه دفاتر تجاری الکترونیکی باید تکمیل شود:

• کد حساب کل
• عنوان حساب کل
• کد حساب معین
• عنوان حساب معین
• کد حساب تفصیلی
• عنوان حساب تفصیلی
• گردش بدهکار (ریال)
• گردش بستانکار (ریال)
• تاریخ گردش حساب

3. دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند:

• اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
• عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
• ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
• در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
• فایل‌های دارای بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
• فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: 1403/12/20)
• تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد.

4. فرآیند بارگذاری فایل

انجام تنظیمات

قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

• نوع فایل: اکسل یا CSV
• فرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)
• تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

5. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

• تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
• ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
• در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
• پس از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.

6. مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

• کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
• تاریخ پایان سال مالی
• بازه زمانی گردش حساب‌ها
• تاریخ بارگذاری فایل
• وضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
• آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)
• آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)

حذف دفاتر روزنامه و کل در سال جدید

وضعیت قانونی حذف دفاتر

قوانین مربوط به دفاتر قانونی

مطابق قانون تجارت و قانون مالیات‌های مستقیم، شرکت‌ها ملزم به نگهداری دفاتر پلمپ‌شده هستند. قوانین کلیدی شامل:

مواد قانون تجارت:

• ماده ۶: هر تاجری (به استثنای کسبه جزء) موظف به داشتن دفاتر روزنامه، کل، دارایی و کپیه است.
• ماده ۱۱: دفاتر باید قبل از استفاده توسط نماینده اداره ثبت امضا شوند.
• ماده ۱۴: دفاتر تجاری در صورتی که مطابق قانون تنظیم شده باشند، سندیت دارند.

ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم:

• اشخاص مشمول باید دفاتر قانونی خود را برای تعیین درآمد مشمول مالیات نگهداری کنند.

مدت زمان نگهداری دفاتر قانونی

طبق قوانین مالیاتی و تجاری:

• ماده ۱۵۷ قانون مالیات‌های مستقیم: حداقل ۵ سال نگهداری دفاتر برای رسیدگی مالیاتی الزامی است.
• ماده ۱۳ قانون تجارت: دفاتر باید حداقل ۱۰ سال نگهداری شوند.

جریمه مالیاتی عدم نگهداری دفاتر قانونی

مطابق ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم:

• عدم تسلیم دفاتر قانونی، موجب جریمه ۲۰٪ مالیات خواهد شد.
• عدم ارائه اظهارنامه مالیاتی در دوره معافیت، باعث از دست رفتن معافیت‌های مالیاتی می‌شود.

آغاز بهره‌برداری از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی از ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۴

سازمان امور مالیاتی کشور با صدور بخشنامه‌ای رسماً اعلام کرد که سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی از تاریخ ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۴ به طور کامل عملیاتی خواهد شد. این اقدام، گامی مؤثر در جهت توسعه دولت الکترونیک و افزایش شفافیت در نظام مالیاتی کشور به شمار می‌رود.

فرصت طلایی برای آشنایی با سامانه: ۲ تا ۱۷ اردیبهشت

بر اساس این بخشنامه، به منظور آمادگی و آشنایی هرچه بیشتر مؤدیان محترم با نحوه کارکرد و امکانات سامانه جدید، فرصتی ۱۵ روزه از تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴ تا ۱۷ اردیبهشت ۱۴۰۴ در نظر گرفته شده است. مؤدیان می‌توانند در این بازه زمانی با مراجعه به سامانه، ضمن آشنایی با نحوه بارگذاری اطلاعات و قابلیت‌های مختلف آن، آمادگی لازم برای استفاده عملیاتی از سامانه را کسب کنند.

حذف داده‌های آزمایشی و لزوم بارگذاری اطلاعات نهایی پس از ۱۷ اردیبهشت

سازمان امور مالیاتی تأکید کرده است که پس از اتمام دوره آزمایشی و در تاریخ ۱۷ اردیبهشت، تمامی داده‌های بارگذاری‌شده در این دوره به صورت کامل حذف خواهند شد. بنابراین، مؤدیان محترم باید پس از این تاریخ نسبت به بارگذاری اطلاعات اصلی و نهایی دفاتر تجاری خود در سامانه اقدام نمایند تا از بروز هرگونه مشکل در روند رسیدگی مالیاتی جلوگیری شود.

پلمب الکترونیکی دفاتر؛ الزامی برای مؤدیان

در این بخشنامه، سازمان امور مالیاتی همچنین بر لزوم ثبت پلمب الکترونیکی دفاتر تجاری توسط مؤدیان از طریق سامانه ثبت اسناد و املاک کشور تأکید کرده است. این اقدام، به منظور افزایش امنیت و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده از اطلاعات دفاتر تجاری الکترونیکی انجام می‌گیرد.

پشتیبانی و آموزش؛ همواره در دسترس

به منظور تسهیل استفاده از سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، راهنماهای کاربری، فیلم‌های آموزشی و محتواهای مرتبط در داخل سامانه قابل دسترس هستند. علاوه بر این، در صورت بروز هرگونه سؤال یا مشکل، مؤدیان محترم می‌توانند با شماره تماس ۱۵۲۶ سازمان امور مالیاتی تماس گرفته و از راهنمایی کارشناسان این سازمان بهره‌مند شوند.

نمونه درخواست پلمپ دفاتر قانونی (ورد)

نمونه درخواست پلمپ دفاتر قانونی (pdf)

برای پلمپ دفاتر چه مدارکی لازم است؟

جهت پلمپ دفاتر لازم است یکسری مدارک و اسناد ارائه شود. این مدارک باید به‌صورت دیجیتالی در سامانه ثبت شرکت‌ها بارگذاری شوند تا درخواست پلمپ به‌صورت رسمی بررسی و تأیید شود. بارگذاری دیجیتال مدارک، فرآیند را سریع‌تر کرده و امکان پیگیری آنلاین را برای متقاضیان فراهم می‌سازد. مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر عبارتند از:

• اساسنامه شرکت
• شماره ثبت شرکت
• کد رهگیری مالیاتی
• ‌شناسه ملی شرکت
• کارت ملی مدیرعامل یا نماینده قانونی شرکت

نکات کلیدی در تحریر دفاتر مالیاتی

رعایت نکات زیر باعث می‌شود که کسب‌وکارها به درستی مستندات مالی خود را ثبت و ارائه کنند و از جریمه‌ها و مشکلات مالیاتی جلوگیری کنند. در ادامه به نکات کلیدی و ضروری در تحریر دفاتر مالیاتی می‌پردازیم:

1. پلمپ دفاتر قبل از شروع سال مالی برای قانونی بودن آن‌ها.
2. ثبت رویدادها به ترتیب زمانی و به‌صورت شفاف
3. عدم استفاده از لاک و خط‌خوردگی
4. رعایت ستون‌های بدهکار و بستانکار برای حفظ تراز مالی.
5. پیروی از اصول و استانداردهای حسابداری
6. بستن حساب‌های موقت و انتقال حساب‌های دائمی به سال جدید.
7. ثبت دقیق مالیات‌ها و معافیت‌ها
8. نگهداری اسناد مالی به‌مدت حداقل پنج سال.
9. پیگیری تغییرات قانونی و مالیاتی
10. بررسی منظم دفتر کل برای اطمینان از صحت اطلاعات.

رعایت این موارد، شفافیت مالی و جلوگیری از جریمه‌های مالیاتی را به همراه دارد.

شرایط قانونی برای تحریر دفاتر مالیاتی

شرایط قانونی برای تحریر دفاتر مالیاتی در ایران شامل موارد زیر است:

1. پلمپ دفاتر قانونی: دفاتر (دفتر روزنامه و دفتر کل) باید قبل از شروع سال مالی پلمپ و شماره‌گذاری شوند.
2. تاریخ‌گذاری دقیق: تمامی تراکنش‌ها باید با تاریخ مشخص و به ترتیب وقوع ثبت شوند.
3. رعایت اصول حسابداری: ثبت‌ها باید مطابق با اصول و استانداردهای حسابداری انجام شود.
4. استفاده از جوهر: تحریر دفاتر باید با جوهر باشد و استفاده از مداد ممنوع است.
5. عدم خط‌خوردگی: خط‌خوردگی یا تغییرات غیرمجاز در دفاتر ممنوع است. اشتباهات باید با ثبت اصلاحی جدید رفع شوند.
6. ثبت دقیق رویدادها: تمامی رویدادهای مالی باید به‌طور کامل و شامل توضیحات و مبالغ بدهکار و بستانکار ثبت شوند.
7. نگهداری اسناد: اسناد و مدارک مالی (فاکتورها، قراردادها و…) باید به مدت حداقل پنج سال نگهداری شوند.
8. ارائه به مراجع مالیاتی: دفاتر باید به‌موقع به سازمان امور مالیاتی ارائه شوند.
9. رعایت قوانین مربوط به نوع کسب‌وکار: بسته به نوع و اندازه کسب‌وکار، ممکن است الزامات متفاوتی وجود داشته باشد.

تاخیر مجاز در تحریر دفاتر قانونی

تاخیر مجاز در تحریر دفاتر قانونی به این معناست که مودیان مالیاتی تا چه مدت بعد از انجام معاملات یا رویدادهای مالی، فرصت دارند اطلاعات را در دفاتر قانونی خود ثبت کنند، بدون اینکه تخلف محسوب شود.

بر اساس ماده 17 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی:

• دفتر روزنامه: مودیان باید حداکثر تا 15 روز پس از تاریخ هر رویداد مالی آن را در دفتر روزنامه ثبت کنند.
• دفتر کل: اطلاعات دفتر روزنامه باید حداکثر تا 30 روز پس از پایان هر ماه به دفتر کل منتقل شود.

عدم رعایت این مهلت‌ها چه پیامدی دارد؟

• اگر مودی از این زمان‌بندی تجاوز کند، دفاتر او ممکن است رد شده و از نظر سازمان امور مالیاتی غیرقابل استناد تلقی شوند.
• در صورت رد دفاتر، مالیات مودی به‌صورت علی‌الرأس (تشخیصی) محاسبه خواهد شد، که ممکن است منجر به پرداخت مالیات بیشتر شود.

نکته مهم:

• اگر تاخیر در تحریر دفاتر، ناشی از عوامل غیرموجه و مستمر باشد، احتمال رد دفاتر افزایش می‌یابد.
• رعایت ترتیب و پیوستگی در ثبت اطلاعات ضروری است و نباید بین رویدادهای مالی شکاف زمانی نامتعارف وجود داشته باشد.

اگر به دنبال راهکارهایی برای مدیریت بهتر ثبت دفاتر هستید، می‌توانید از نرم‌افزارهای حسابداری و مالیاتی استفاده کنید که به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات را به‌موقع و دقیق ثبت کنید.

اشتباهات رایج در تحریر دفاتر قانونی

1. تأخیر در ثبت رویدادهای مالی (حداکثر ۱۵ روز در دفتر روزنامه، ۳۰ روز در دفتر کل)
2. مغایرت بین دفاتر و اسناد مالی (اظهارنامه، گزارشات فصلی، دفتر کل و روزنامه)
3. اصلاح غیرقانونی اشتباهات (لاک‌گرفتن، مخدوش کردن، حذف اطلاعات)
4. ثبت اطلاعات در حاشیه یا بین خطوط (باید خوانا و در سطرهای اصلی باشد)
5. استفاده از مداد یا جوهر نامناسب (فقط جوهر آبی یا مشکی)
6. صفحات سفید یا جاافتاده (نباید صفحه‌ای بدون ثبت اطلاعات بماند)
7. ثبت هزینه‌های غیرواقعی یا شخصی (همه هزینه‌ها باید مستند باشند)
8. عدم ثبت برخی درآمدها یا اشتباه در محاسبه آنها (کتمان درآمد جرم است)
9. نبود شماره‌گذاری و امضای مدیر یا نماینده قانونی (دفاتر باید پلمب و امضا شوند)
10. استفاده از دفاتر جدید بدون بستن دفاتر قبلی (دفاتر هر سال باید بسته شوند)

نحوه رد دفاتر به‌صورت قانونی

رد قانونی دفاتر زمانی اتفاق می‌افتد که اداره مالیات با بررسی دفاتر حسابداری یک مؤدی، متوجه شود که این دفاتر از معیارها و الزامات قانونی پیروی نمی‌کنند. در این صورت، اداره مالیات می‌تواند این دفاتر را معتبر ندانسته و مالیات مؤدی را طبق روش‌های دیگری محاسبه کند.

دلایلی که ممکن است منجر به رد قانونی دفاتر شوند، شامل موارد زیر هستند:

• عدم ثبت کلیه معاملات: اگر مؤدی تمامی تراکنش‌ها و درآمدها را در دفاتر ثبت نکند.
• عدم رعایت اصول حسابداری: مانند ثبت اشتباه یا مغایر با واقعیت مالی.
• عدم تطابق با اسناد supporting: مانند فاکتورها یا رسیدها.
• کمبود یا وجود اشتباهات در ثبت‌ها: مثلاً عدم تطابق داده‌ها با واقعیت اقتصادی.

پیامدهای رد قانونی دفاتر

اگر دفاتر یک مؤدی رد شوند، مالیات‌دهنده دیگر نمی‌تواند از این دفاتر برای تعیین مالیات خود استفاده کند و از این رو مالیات به صورت علی‌الرأس (بر اساس برآوردها) تعیین می‌شود. در این حالت، ممیز مالیاتی به بررسی اسناد و مدارک دیگر، مثل فاکتورها، رسیدها، مدارک خرید و فروش و دیگر اسناد مالی می‌پردازد و مبلغ مالیات را بر اساس آن‌ها محاسبه می‌کند.

پیامدهای رد دفاتر:

• افزایش مالیات: ممکن است مالیات به‌صورت تخمینی و بدون در نظر گرفتن هزینه‌های واقعی مؤدی محاسبه شود، که معمولاً بسیار بیشتر از مالیات واقعی است.
• بررسی دقیق‌تر و هزینه‌های اضافی: احتمالاً اداره مالیات بررسی دقیق‌تری از سایر بخش‌ها و فعالیت‌های مالی مؤدی به عمل می‌آورد.
• عدم اعتبار دفاتر: دفاتر نمی‌توانند به عنوان مدرک قابل قبول برای دفاع از وضعیت مالیاتی مؤدی استفاده شوند.

4. دلایل رد دفاتر قانونی

دلایلی که می‌تواند منجر به رد دفاتر قانونی شود، عبارت‌اند از:

• عدم ثبت دقیق و شفاف معاملات: اگر در دفاتر تمامی درآمدها و هزینه‌ها ثبت نشده باشد، ممیز می‌تواند دفاتر را رد کند.
• عدم رعایت الزامات قانونی: عدم رعایت استانداردهای حسابداری یا قوانین مالیاتی باعث رد دفاتر می‌شود.
• استفاده از اسناد غیرمعتبر: اگر اسناد و مدارکی که در دفاتر ذکر می‌شود، معتبر نباشند، این می‌تواند به رد دفاتر منجر شود.
• عدم تطابق با موجودی کالا و حساب‌ها: اگر موجودی کالا و حساب‌ها به صورت دقیق و صحیح ثبت نشده باشد و با واقعیت مطابقت نداشته باشد.

5. روش‌های پیشگیری از رد دفاتر

برای پیشگیری از رد دفاتر و جلوگیری از مشکلات مالیاتی، مؤدیان باید به نکات زیر توجه کنند:

• رعایت کامل اصول حسابداری: ثبت تمامی تراکنش‌ها به‌طور دقیق و در زمان مناسب.
• داشتن اسناد پشتیبان معتبر: از اسناد معتبر مانند فاکتورها و رسیدها برای هر تراکنش استفاده شود.
• استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر: این نرم‌افزارها می‌توانند به مؤدی کمک کنند تا دفاتر مالی خود را به‌طور صحیح و دقیق نگهداری کنند.
• مشاوره با کارشناسان مالیاتی: مشاوره با حسابداران و مشاوران مالیاتی برای اطمینان از صحت دفاتر و اسناد.

تحریر دفاتر چگونه بر مالیات تاثیر می‌گذارد؟

تحریر دفاتر قانونی تأثیر زیادی بر مالیات پرداختی کسب‌وکارها دارد و می‌تواند نقش تعیین‌کننده‌ای در کاهش یا افزایش مالیات داشته باشد. برخی از تأثیرات اصلی تحریر دقیق و منظم دفاتر بر مالیات عبارتند از:

۱. افزایش شفافیت و اعتماد مالیاتی

• تحریر دقیق و منظم دفاتر باعث شفافیت مالی و ثبت کامل درآمدها و هزینه‌ها می‌شود. این شفافیت، اطمینان سازمان امور مالیاتی را جلب کرده و احتمال بازرسی‌ها و تردیدهای مالیاتی را کاهش می‌دهد.

۲. کاهش ریسک مالیات علی‌الرأس

• اگر دفاتر قانونی ناقص یا نامعتبر باشند، سازمان امور مالیاتی می‌تواند مالیات شرکت را علی‌الرأس (یعنی تخمینی و بدون توجه به درآمد واقعی) محاسبه کند که معمولاً بیشتر از مالیات واقعی است. تحریر دقیق دفاتر، از تعیین مالیات علی‌الرأس جلوگیری می‌کند.

۳. استفاده از معافیت‌ها و اعتبارهای مالیاتی

• ثبت دقیق هزینه‌ها و درآمدها، امکان استفاده از معافیت‌ها و اعتبارهای مالیاتی را فراهم می‌کند. کسب‌وکارها می‌توانند با استناد به مدارک و دفاتر مالیاتی، از مزایای قانونی برخوردار شوند و مالیات خود را کاهش دهند.

۴. ارائه شواهد معتبر در صورت بازرسی مالیاتی

• دفاتر دقیق و مستند به عنوان شواهد معتبر در برابر بازرسان مالیاتی عمل می‌کنند. در صورت بازرسی، این دفاتر می‌توانند از صحت ادعاهای مالیاتی و محاسبات مالی شرکت دفاع کنند.

۵. محاسبه دقیق سود و زیان

• ثبت کامل تراکنش‌ها در دفاتر به کسب‌وکار کمک می‌کند تا سود و زیان واقعی خود را محاسبه کند. مالیات بر درآمد معمولاً بر اساس سود خالص محاسبه می‌شود؛ بنابراین، تحریر دقیق دفاتر باعث می‌شود که مالیات بر اساس سود واقعی پرداخت شود.

۶. کاهش جرایم مالیاتی

• عدم رعایت الزامات قانونی در تحریر دفاتر می‌تواند منجر به جریمه‌های مالیاتی شود. با رعایت دقیق قوانین و تحریر دفاتر به‌طور صحیح، شرکت‌ها از این جرایم و هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کنند.

تحریر دفاتر قانونی با ایجاد شفافیت مالی و پایبندی به قوانین، نقش حیاتی در مدیریت مالی و مالیاتی کسب‌وکارها دارد. با ثبت دقیق و منظم تراکنش‌ها و رعایت استانداردهای حسابداری، شرکت‌ها می‌توانند مالیات خود را به‌درستی محاسبه کرده و از تخفیف‌ها و معافیت‌های مالیاتی بهره‌مند شوند. علاوه بر این، این دفاتر به عنوان مستنداتی معتبر در صورت بازرسی‌های مالیاتی عمل می‌کنند و از اعمال مالیات علی‌الرأس و جرایم جلوگیری می‌کنند. رعایت این نکات، نه تنها به بهبود مدیریت مالی شرکت کمک می‌کند، بلکه از بروز مشکلات و جریمه‌های احتمالی نیز جلوگیری می‌کند و باعث ایجاد اعتماد و شفافیت در سیستم مالی می‌شود.

سخن پایانی

پلمپ دفاتر قانونی یکی از اصلی‌ترین تعهدات هر شرکت و کسب‌وکاری است که بر رعایت اصول قانونی و شفافیت مالی تأکید دارد. رعایت دقیق مراحل پلمپ، پرداخت به‌ موقع هزینه‌ها و ارائه مدارک صحیح از جمله اقداماتی هستند که در طول فرآیند پلمپ دفاتر باید مدنظر قرار گیرند. این اقدام نه تنها از جریمه‌ها و تخلفات جلوگیری می‌کند، بلکه اعتبار شرکت را در برابر مراجع قانونی و مالیاتی نیز افزایش می‌دهد.

مشاور مالی

سئو